Een functiebeschrijving geeft inzicht in de verantwoordelijkheden, schetst de context. Geeft aan welke kennis en vaardigheden nodig zijn. Het functiehuis is het geheel van functiebeschrijvingen en de onderlinge verhoudingen.
Waarom nu aandacht voor functiebeschrijvingen? In het algemeen is het zo dat een organisatie er goed aan doet eens in de zoveel jaren alle functiebeschrijvingen van een organisatie opnieuw te bekijken. Functies kunnen in de praktijk veranderen. Taken kunnen zijn veranderd of zijn toegevoegd en andere taken kunnen zijn vervallen. Om de functies in een organisatie te kunnen koppelen aan een functie uit het Functiehuis OB KE, is het nodig goed zicht te hebben op wat de werkgever op dit moment verwacht van de functies in zijn organisatie.
Het is daarom van belang dat er voor iedere functie een actuele functiebeschrijving is. Een functiebeschrijving is actueel als duidelijk is wat de werkgever op dit moment verwacht en vraagt van een functie. Ook belangrijk is dat de werknemer die de functie vervult hetzelfde beeld heeft van zijn functie.
Organisaties, die op dit moment helder hebben wat van elke medewerker wordt verwacht met passende functiebeschrijvingen en een passende inschaling, zijn klaar voor de overgang naar het nieuwe systeem.
Functiebeschrijvingen actueel maken. Er kunnen echter ook functies zijn die in de loop van de tijd extra of veranderde taken bij hun functie hebben gekregen. In die gevallen is het belangrijk om te toetsen of de beschrijving nog passend is en zo nodig de beschrijving aan te passen aan de huidige situatie. Extra taken of andere taken betekenen niet direct een andere inschaling van een functie. Extra taken kunnen ook op hetzelfde niveau van de functie liggen. De functie is dan in de breedte veranderd.
Daarnaast kunnen er verouderde functiebeschrijvingen zijn. Functies die in de loop der jaren ingrijpend zijn veranderd of doorontwikkeld en waarbij de werkgever en de werknemer de functie niet meer herkennen in de functiebeschrijving. Dit zijn functiebeschrijvingen die geactualiseerd moeten worden.
Rol OR Een OR heeft geen advies of instemming als het gaat om verouderde functiebeschrijvingen actueel te maken. Dit betekent echter niet dat de OR geen taak heeft. Art. 28 WOR geeft de de OR een aantal zorgtaken en een OR vertegenwoordigd ook de werknemers in de organisatie (art. 2 WOR ). OR kan er op toezien dat medewerkers weten waarom er nu aandacht is voor functiebeschrijvingen (in het kader van nieuw functiewaarderingssysteem in de maak). OR kan er op toezien dat de inbreng van de medewerkers serieus wordt genomen.
OR kan er op toezien dat er regelmatig (om drie/vier jaar) het hele functiehuis of een groep functies doorgelicht worden of deze nog actuuel zijn. En zo niet dat het op orde wordt gemaakt.
Rol OR in toekomst en functiebeschrijvingen Het creëren van een nieuwe functie is adviesplichtig als je het kan zien als ‘een belangrijke wijziging in de organisatie dan wel in de bevoegdheden binnen de onderneming’ (art. 25 lid 1e WOR). Belangrijke wijziging kan in de praktijk wel eens tot discussie lijden. Maar ervan uitgaan dat het wel een belangrijke wijziging is heeft de OR ook recht op inzicht in de functiebeschrijvingen. Bespreek deze dan ook met de betreffende achterban. Geef als OR het advies om elk drie of vier jaar het hele functiehuis of een groep functies nog actueel zijn.
Rol OR en aandacht voor functiebeschrijvingen bij ontslag.
Soms moeten ondernemers afscheid nemen van werknemers. Zijn de vervallen arbeidsplaatsen ‘uitwisselbare functies’, dan geldt het afspiegelingsbeginsel voor de ontslagvolgorde. Hierdoor moet mogelijk afscheid worden genomen van de ‘pareltjes’ in plaats van de ‘dor hout’. De stoelendansmethode biedt werkgevers de mogelijkheid te selecteren op kwaliteit. Hierbij vervalt een bestaande functiegroep. Daardoor worden alle betrokken werknemers boventallig en mogen ze solliciteren op (meestal) minder nieuwe functies. Dit wordt ook wel de stoelendansmethode genoemd.
Soms is de stoelendansmethode toelaatbaar bij reorganisatie. Om willekeur te voorkomen is het belangrijk om:
– duidelijk onderscheid te maken tussen de oude en de nieuwe functie;
– geschiktheidscriteria (competenties, opleiding, werkervaring) duidelijk te omschrijven;
– zorgvuldige en objectieve selectieprocedure vast te leggen, bij voorkeur via een extern bureau;
Het toetsen als OR of de oude en nieuwe functie echt anders is, is dus een zeer belangrijke taak van een OR/PVT met vergaande gevolgen. Voor meer informatie lees: kantonrechter accepteert solliciteren op eigen functie niet, bibliotheek Utrecht
